» Comment préparer une expédition

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Chaque expédition est soumise à des règles précises. En sus de la procédure générale d’expédition (étiquetage, bordereau d’expédition, emballage) certaines formalités administratives peuvent vous être demandées selon la destination de votre envoi (pays membres de l’AELE, États Unis, pays non membres de la CEE...) et la nature de votre colis (marchandise commerciale, matières dangereuses...) Nos conseillers sont en contact permanent avec les autorités de plus de 180 pays. N’hésitez pas à les contacter pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé.


Règles générales applicables à tous vos envois

Étiquetage des colis et renseignements sur le destinataire :
Pensez à écrire l’adresse complète en caractères d’imprimerie et à indiquer un numéro de téléphone sur le bordereau et sur le ou les colis afin de faciliter le tri à l’arrivée.

Bordereau d'expédition :
Rappel important de la réglementation : le bordereau de transport a valeur de contrat de transport. Il est important de le rédiger avec le plus grand soin :

  • Pensez à vérifier que chaque copie du bordereau est bien lisible.
  • Le nombre de colis ainsi que la date de remise sont des mentions obligatoires.
  • L'adresse du destinataire portée sur le bordereau est l'adresse physique de livraison. Les boîtes postales ne constituent pas une adresse valide. Un nom de contact et un numéro de téléphone seront des informations précieuses pour faciliter la livraison.
  • La description de la marchandise est obligatoire pour vos envois hors C.E.
  • Si vous choisissez une option de livraison (avant 12h ou le samedi), cochez la case concernée et précisez-le dans « instructions spéciales ».
  • Pour l'option « Assurance », la valeur doit être mentionnée. Aucune assurance n'est souscrite sans valeur déclarée au départ.

Emballage :

Pour les envois express standards, vérifiez que votre emballage respecte les normes en matière de dimensions et de poids :

  • Poids maximum : 30 Kg
  • Dimensions minimales : 23 cm x 16 cm x 1 cm
  • Dimensions maximales : la somme des 3 cotés ne doit pas dépasser 200 cm
Les colis qui ne rentrent pas dans cette norme font l’objet d’un traitement spécifique. Vous devez impérativement appeler nos services avant l’enlèvement de la marchandise. Vérifiez que l’emballage soit suffisamment solide pour résister au transport et à la manutention lors des opérations de transbordement. Pour des marchandises fragiles, pensez à caler correctement les produits dans l’emballage.

Vos envois pour la France

Pour les colis destinés aux entreprises, vérifiez avec le destinataire si des modalités particulières sont applicables : prise de rendez-vous, numéro de commande, impératifs horaires...

Pour les colis destinés à des établissements publics, des hôpitaux ou des administrations, il faut obligatoirement mentionner le nom d'un réceptionnaire ainsi que le service, sous peine de refus de réception à l'arrivée.

Pour les envois destinés à des adresses privées, le numéro de téléphone du destinataire est nécessaire.

Vos envois à l'International

Tout d’abord, vérifiez que votre envoi est autorisé dans le pays de destination. Vous pouvez vous renseigner auprès des services consulaires (ambassades, chambres de commerce et d'industrie...) du pays destinataire afin de vous assurer des conditions d'importation de votre marchandise.

Pour vos envois hors C.E.E, les colis doivent être obligatoirement accompagnés d’une facture :

  • Facture commerciale lorsqu’il s’agit d’une vente ferme.
  • Facture sans paiement lorsque l’envoi concerne des échantillons ou des marchandises de démonstration.
  • Même si une facture est sans paiement elle doit comporter une valeur indicative. Une marchandise sans valeur ne veut pas dire valeur 0 ! Un montant minimum doit figurer ainsi que la devise (pour les États-Unis ou l’Asie, privilégiez le dollar américain) sous peine de blocage du produit dans le pays de destination.
  • La facture doit toujours être libellée hors taxes.
  • La nature du produit doit être renseignée de façon précise : par exemple pour un échantillon, précisez la composition (pour un textile : coton, laine ou fibres synthétiques) ainsi que l’origine.
  • Toutes les factures, y compris sans paiement doivent être établies en 5 exemplaires et comporter l’adresse complète du destinataire.

Attention : pour un certain nombre de pays des documents complémentaires doivent être fournis par l’expéditeur : certificat d’origine ou par exemple EUR1 pour les pays de l’AELE (voir liste dans l’onglet « lexique »).
Les factures doivent être rédigées en anglais pour les pays non francophones ou dans la langue du pays de destination (voir modèle à la rubrique « documents export »).

Les expéditions à destination des DOM/TOM font l’objet d’une déclaration en douane comme pour les pays hors CEE. Pensez aux factures d’accompagnement !

Selon la nature de vos marchandises et du pays de destination des documents particuliers peuvent être demandés comme par exemple un TSCA (Toxic Substance Control Act) pour toute marchandise comportant des produits chimiques, à destination des États-Unis (voir modèle à la rubrique « documents export »).

Félicitations !

Votre colis est prêt à être envoyé.